Hàng trăm ngàn file tài liệu đã được số hóa theo Đề án Số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử (LTLS) tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2016 - 2021. Qua đó, góp phần bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ và đẩy mạnh cải cách hành chính trong lĩnh vực này.
Cấp thiết số hóa
Năm 2014, Chi cục Văn thư - Lưu trữ (nay là Phòng Văn thư - Lưu trữ, thuộc Sở Nội vụ) rà soát, tham mưu UBND tỉnh ban hành mới danh mục 290 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào LTLS tỉnh. Đến tháng 5-2021, kho lưu trữ thuộc Trung tâm LTLS (Sở Nội vụ) bảo quản 291 phông tài liệu với khoảng 1.000m giá tài liệu. Hàng năm, trung tâm tiếp nhận tài liệu của 5 - 10 cơ quan (khoảng 15 - 20m giá tài liệu). Tuy nhiên, giai đoạn 2016 - 2020, tốc độ tăng số lượng tài liệu hàng năm đã gấp đôi giai đoạn trước năm 2015 do tăng 3 lần số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào LTLS tỉnh. Điều này đòi hỏi trung tâm phải nâng cấp cơ sở hạ tầng, tăng nhân lực bảo quản, phục vụ khai thác, tra tìm tài liệu. Vì vậy, yêu cầu số hóa tài liệu, hỗ trợ việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin nhanh chóng, dễ dàng càng trở nên cấp thiết.
 Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh số hóa tài liệu lưu trữ. |
Ngày 11-5-2016, UBND tỉnh có quyết định phê duyệt Đề án Số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm LTLS tỉnh giai đoạn 2016 - 2021. Theo đó, giai đoạn 1 (từ năm 2017 đến 2018), sẽ số hóa 12m tài liệu (59.320 trang văn bản) phông UBND tỉnh (thời gian tháng 7-1989 đến năm 1996), trong đó bồi nền 500 tờ tài liệu. Giai đoạn 2 (từ năm 2018 đến 2021), tiếp tục số hóa 16,5m tài liệu (78.870 trang văn bản) phông Ban Thi đua - Khen thưởng (TĐKT) tỉnh (thời gian 1969 - 2007), trong đó bồi nền 500 tờ tài liệu.
Đột phá trong công tác lưu trữ
| Ông Nguyễn Văn Minh - Phó Giám đốc Sở Nội vụ: Năm 2015, mô hình “Số hóa tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác trực tuyến” của các công chức trẻ Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Sở Nội vụ) đoạt giải nhì Cuộc thi Mô hình, sáng kiến cải cách hành chính của công chức, viên chức trẻ tỉnh lần thứ 2. Từ mô hình này, các công chức, viên chức Sở Nội vụ đã nghiên cứu, xây dựng Đề án Số hóa tài liệu tại Trung tâm LTLS tỉnh giai đoạn 2016 - 2021 và được UBND tỉnh phê duyệt năm 2016. Số hóa tài liệu sẽ góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính trong lĩnh vực lưu trữ. Đề án còn là tiền đề nhân rộng mô hình số hóa tài liệu để quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh trong giai đoạn tiếp theo, đảm bảo thực hiện đúng quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ, tài liệu. |
Ngay sau khi đề án được phê duyệt, Sở Nội vụ đã chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ kiểm tra, rà soát, thống kê, tổng hợp số tài liệu cần số hóa, số tài liệu giấy bị hỏng cần được bồi nền và tiến hành kế hoạch số hóa. Chi cục đã tổ chức đi học tập kinh nghiệm tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (TP. Hồ Chí Minh), Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV (tỉnh Lâm Đồng); xây dựng phương án số hóa, bồi nền tài liệu tại Trung tâm LTLS; dự toán kinh phí. Đồng thời, tổ chức lựa chọn nhà tư vấn xây dựng đề cương kỹ thuật phần mềm số hóa tài liệu; xây dựng các quy trình, quy định thực hiện số hóa, bồi nền tài liệu; ký hợp đồng xây dựng phần mềm quản lý tài liệu số hóa và phối hợp tập huấn phần mềm. Trung tâm LTLS tỉnh được trang bị hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị và phần mềm quản lý chuyên nghiệp, có tính ứng dụng, độ bảo mật cao.
Bà Võ Thị Thúy Nga - Phó Giám đốc phụ trách Trung tâm LTLS cho biết, đến nay, trung tâm đã số hóa được 62.154 file tài liệu phông UBND tỉnh (từ tháng 7-1989 đến năm 1996) và 59.615 file tài liệu phông Ban TĐKT tỉnh với 155 hồ sơ. Đồng thời, hoàn thành kế hoạch bồi nền 500 tờ tài liệu phông UBND tỉnh và 500 tờ tài liệu phông Ban TĐKT tỉnh (năm 1969 - 2007). Đơn vị cũng hoàn thiện chuyển đổi dữ liệu văn bản từ phần mềm Lotus Notes sang phần mềm quản lý tài liệu số hóa mới cho phông Ban TĐKT. Từ giữa năm 2020, trung tâm tiến hành đặt tên file số hóa và gắn file số hóa vào từng văn bản trên phông Ban TĐKT. Nhìn chung, tài liệu số hóa, bồi nền đã được chỉnh lý khoa học, lập hồ sơ hoàn chỉnh. Từ nay đến cuối năm, trung tâm sẽ tiếp tục số hóa 16.421 trang văn bản phông Ban TĐKT để hoàn thành kế hoạch giai đoạn 2016 - 2021.
Theo bà Nguyễn Thị Thu Hà - Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ, việc thực hiện đề án là bước đột phá trong công tác lưu trữ tại tỉnh. Bởi sau khi số hóa, tài liệu sẽ được bảo vệ an toàn, ít chịu tác động của môi trường bên ngoài. Số hóa tài liệu còn giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí, không phải bỏ hàng giờ tìm kiếm tài liệu bằng cách thủ công mà chỉ cần nhập từ khóa chính. Sau khi số hóa, tài liệu sẽ được lựa chọn, công bố trên trang thông tin điện tử. Khi thực hiện các thủ tục trực tuyến mức độ 4, người dân, tổ chức có nhu cầu sẽ tìm kiếm, tra cứu tài liệu trực tuyến, không cần đến trung tâm trực tiếp tra cứu.
NGUYỄN VŨ
